Sostenibilidad financiera

Un programa de cuidado infantil exitoso es uno que cumple con las necesidades de familias y brinda un lugar seguro para que los niños aprendan y crezcan entre otros niños y adultos de confianza. Sin embargo, el éxito también depende de las prácticas de gestión empresarial que respaldarán la estabilidad financiera del programa.

  • Cuenta bancaria comercial

    Si su empresa es una sociedad o corporación, puede ser necesario abrir una cuenta bancaria comercial. Sin embargo, las empresas de todos tamaños y estructuras pueden beneficiarse de tener una cuenta bancaria comercial. Una cuenta bancaria comercial permite que su negocio acepte pagos con tarjeta de crédito, mantiene separados sus ingresos y gastos personales y comerciales, proyecta una imagen profesional, y ayuda a proteger su identidad personal. Puede abrir una cuenta bancaria comercial una vez que tenga un Número de identificación del empleador (EIN) federal.(Obtenga información sobre cómo solicitar un EIN en línea.)

    Consulte con su banco personal o un asesor financiero o investigue cuentas bancarias comerciales en línea para asegurarse de que la opción bancaria que elija satisfaga las necesidades de su empresa.

  • Subvenciones

    Muchas empresas de cuidado infantil necesitan apoyo adicional para pagar los costos de puesta en marcha, las expansiones y renovaciones necesarias, los materiales y suministros, el equipo de juegos al aire libre, u otros gastos significativos. Puede ser beneficioso buscar y solicitar subvenciones. Una subvención es una cantidad de dinero ofrecido por una entidad gubernamental o privada para un propósito específico. No es necesario reembolsarlo, pero típicamente el negocio o la persona que recibe la subvención debe cumplir con ciertos requisitos de elegibilidad, solicitud, o informes. Si decide buscar financiamiento de subvenciones para su negocio, considere los siguientes consejos:

    • Busque oportunidades locales y estatales primero. Puede preguntar a su agencia local de Recursos y referencias del cuidado infantil (CCR&R) o consultar sitios como GrantWatch para ver si se ofrecen subvenciones en su área que satisfacen sus necesidades.
    • Ahorre tiempo y esfuerzo; asegúrese de que la subvención identificada verdaderamente cumpla con sus necesidades comerciales y que sea elegible para solicitarla.
    • Asegúrese de que su propuesta de subvención sea detallada, respaldada por datos, y que destaque el impacto y el valor que la financiación aportará a su comunidad. Incluya un presupuesto basado en evidencia.
    • Antes de enviar su propuesta, verifique su ortografía y sus calculaciones y asegúrese de que haya incluido todos los componentes requeridos en su paquete de información.

    La Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. (SBA, por sus siglas en inglés) brinda información sobre subvenciones y oportunidades de financiamiento para pequeñas empresas.

  • Triángulo de hierro

    El “triángulo de hierro” de las finanzas del cuidado y la educación infantil identifica tres objetivos que los programas de cuidado infantil deben alcanzar para ser financieramente sostenibles. Cada objetivo constituye un lado del triángulo. Los tres lados del triángulo son:

    • lograr y mantener la inscripción completa
    • cobrar todas tarifas en su totalidad y a tiempo
    • garantizar que los ingresos cubran el costo por niño

    Los programas de cuidado infantil deben realizar todas estas cosas para tener éxito. Aprenda más sobre los tres lados del triángulo. Las siguientes tres secciones proporcionarán estrategias para ayudarlo a alcanzar los objetivos del triángulo de hierro. Las estrategias incluyen reducir costos, ahorrar tiempo, automatizar la inscripción y el cobro de tarifas, y mantener la inscripción completa en su programa.

  • Servicios compartidos

    El concepto de servicios compartidos fue diseñado para ayudar a las pequeñas empresas de cuidado infantil en el camino hacia la sostenibilidad financiera. Los sistemas de servicios compartidos identifican necesidades comunes entre los programas de cuidado infantil pequeños y crean maneras de compartir personal, información, y recursos. Esto puede parecer una red de centros de cuidado infantil u hogares de cuidado infantil familiar que comparten el costo de un servicio de nómina, un coordinador de currículo, un contratista de mantenimiento, o un especialista en recursos humanos que brinda servicios necesarios para cada uno de los programas. Lo que resulta de la participación en los servicios compartidos es que los programas de cuidado infantil pueden ahorrar dinero, tiempo y energía en muchas de las tareas que respaldan su empresa. Esto libera a los propietarios y empleados para que se enfoquen en su misión de brindar cuidado y educación de calidad a los niños.

    Pregunte a su CCR&R local si hay una alianza de servicios compartidos en su estado o área. También puede encontrar un mapa de alianzas existentes a través del sitio web de Opportunities Exchange. (Tenga en cuenta: Las alianzas de servicios compartidos generalmente cobran una tarifa para acceder a los numerosos beneficios de la red.) Si no hay ningún sistema o alianza de servicios compartidos ya establecido en su área, aún puede haber oportunidades para compartir recursos. Hable con su CCR&R local, contacte a un afiliado local o estatal de NAEYC, o póngase en contacto con otros programas de cuidado infantil en su área para ver si hay interés en crear una red para conectar empresas de cuidado infantil que necesitan servicios similares.

  • Automatización del negocio de cuidado infantil

    Hay muchas tareas diarias de gestión empresarial que consumen tiempo y energía valiosos de los propietarios, directores, y personal de cuidado infantil. Cuando los negocios puedan automatizar algunas de las tareas administrativas que consumen mucho tiempo, podrán dedicar más tiempo para apoyar a los niños y al personal. Los sistemas de software de gestión de cuidado infantil (CCMS, por sus siglas en inglés) están disponibles para lograr esta meta.

    Hay varios sistemas de CCMS disponibles, y muchas ofrecen servicios similares:

    • Gestión de la inscripción y la lista de espera de un programa
    • Fácil seguimiento de asistencia
    • Cobro y facturación de pagos electrónicos
    • Monitoreo diario de las aulas para asegurar proporciones adecuadas
    • Control de los registros y la nómina de personal
    • Participación y comunicación familiar, a menudo a través de un portal para familias o una aplicación móvil

    Investigue diferentes sistemas de CCMS, hable con su agencia de CCR&R local, y contacte a su asociación de proveedores de cuidado infantil para obtener información sobre los sistemas de software que conocen o recomiendan. Asegúrese de comparar una variedad de programas para saber cuál mejor serviría las necesidades y el presupuesto de su programa.


    Consejo sobre cuidado infantil familiar: Muchas de las herramientas de automatización están orientadas a los centros de cuidado infantil, pero hay opciones que se han diseñado para el cuidado infantil familiar y otras que ofrecen versiones más simples de su software con acceso desde los smartphones.


    Existen herramientas y sitios web de comparación en línea que podrán ayudarlo a encontrar y evaluar sistemas de CCMS.

  • Márketing

    Las empresas de cuidado infantil pueden beneficiarse de los esfuerzos de márketing aun cuando están abiertas y en funcionamiento. Mantener un programa completo es una parte de asegurar el éxito financiero de su negocio. Si aún no ha creado un plan de márketing, tómese el tiempo para hacer uno. El plan debe incluir las estrategias de márketing que está utilizando actualmente o planea implementar, el presupuesto que necesita para cada estrategia y cómo identificará si sus estrategias están funcionando. Su plan de márketing debe incluir los objetivos que le gustaría cumplir y la frecuencia con la que volverá a cada estrategia para verificar que cumple con las metas que ha establecido.

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Sostenibilidad financiera para el cuidado infantil familiar

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