- Elegir una estructura legal
Al decidir cómo estructurar su negocio de cuidado infantil, es posible que deba consultar a un asesor legal o de pequeñas empresas para obtener ayuda. Su agencia local de Recursos y referencias del cuidado infantil (CCR&R, por sus siglas en inglés) puede ofrecer capacitaciones o información para ayudarlo con estas decisiones comerciales.
Puede optar por estructurar su negocio como propietario único en el que usted es el único propietario, una sociedad en la que divide las ganancias y las pérdidas entre dos o más personas, una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) que combina elementos de varias otras estructuras comerciales, o una incorporación con accionistas que poseen acciones en la empresa.
La mayoría de los hogares de cuidado infantil familiar están estructurados como propietario único, mientras que las estructuras varían un poco más para los centros de cuidado infantil.
- Registrar su empresa y obtener un EIN
Dependiendo de dónde se ubica y la estructura de su empresa, es posible que deba registrarlo con las autoridades locales o estatales apropiadas. Una vez que haya seleccionado el nombre de su empresa, aprenda más sobre cómo y dónde registrarla. Después de haber registrado su empresa, puede solicitar un Número de identificación del empleador, o EIN por sus siglas en inglés. A veces el EIN también se denomina un Número de identificación fiscal federal. Un EIN se usa para identificar una entidad comercial, y la mayoría de empresas necesitarán uno. Puede solicitar su EIN en línea sin cargo a través del sitio web del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés), y puede recibir su número inmediatamente después de solicitarlo. Encuentre información acerca de qué empresas necesitan un EIN y cómo solicitarlo en línea.
También es posible que necesite un EIN estatal. Consulte con el Departamento de Ingresos o los Servicios de Impuestos de su estado para saber si será necesario y cómo solicitarlo.
- Impuestos comerciales
Como una pequeña empresa, deberá presentar la información de impuestos sobre los ingresos comerciales con las agencias locales, estatales y federales a menos que su empresa esté exenta de los impuestos. Los impuestos deben formar parte del presupuesto de cualquier empresa de cuidado infantil. Los tipos principales de impuestos comerciales federales que es posible que se deba pagar incluyen los impuestos sobre los ingresos, estimados, sobre el trabajo por cuenta propia, sobre el empleo y sobre el consumo. Los dos tipos principales de impuestos estatales para los que debe planificar son los impuestos sobre los ingresos y los impuestos sobre el empleo. Obtenga más información sobre los diferentes tipos de impuestos comerciales a nivel federal y estatal aquí.
Consejo sobre cuidado infantil familiar: Los proveedores de cuidado infantil familiar a menudo pueden aprovechar de beneficios fiscales y laborales como:
-Deducciones fiscales de oficina en casa (el uso de su hogar para su negocio de cuidado infantil) para compensar gastos – los gastos deducibles incluyen porciones de impuestos a la propiedad, intereses hipotecarios, alquiler, servicios públicos, seguros y reparaciones
-Gastos directos, como alimentos, juguetes, equipo, y seguros que pueden ser hasta 100% deducibles de impuestos
-Gastos deducibles de empleados como salarios, beneficios y planes de seguros
Puede elegir consultar con un profesional de impuestos, como un contador o un abogado que especializa en las prácticas comerciales, para ayudarlo a determinar sus obligaciones tributarias y cómo incluir los impuestos en su presupuesto.
- Consideraciones de seguros
El seguro lo protege cuando ocurren emergencias o desastres. Su estado puede exigir que los programas de cuidado infantil con licencia cumplan con ciertos requisitos de seguro, como cobertura de seguro contra incendios y de responsabilidad. Hay otros tipos de seguros que debe investigar, aun si no se requieren por su licencia de cuidado infantil.
Las pólizas para dueños de negocios (BOP, por sus siglas en inglés), son generalmente una combinación de seguro de responsabilidad civil general y de propiedad comercial (incluido el seguro contra incendios). Comprar el paquete generalmente es menos costoso que comprar dos pólizas separadas. Si aun no está incluida en su BOP, la cobertura de ingresos comerciales y gastos adicionales es algo que quizás desee considerar agregar para garantizar la cobertura de la pérdida de ingresos y los gastos si debe cerrar temporalmente debido a una emergencia.
El seguro de responsabilidad profesional, también conocido como el seguro contra errores y omisiones, lo asegura a usted (y a cualquier personal que emplee) las pérdidas debidas a su negligencia, tergiversación de servicios, o servicios inadecuados mientras realiza su trabajo. Asegúrese de que su póliza de seguro de responsabilidad civil general o profesional incluya cobertura de abuso y acoso, lo cual es importante para las empresas que trabajan con niños.
Es posible que necesite un seguro de automóvil comercial si su programa proporciona transporte y el seguro de compensación para trabajadores si tiene uno o más empleados.
Consejo sobre cuidado infantil familiar: Si usa su propio hogar como el sitio de su empresa, es posible que ya tenga algún tipo de seguro para propietarios de vivienda que pueda cubrir su propiedad y sus posesiones en caso de robo o daño y ofrecer cierta cobertura de responsabilidad en caso de accidentes. Sin embargo, las pólizas de seguros para propietarios de vivienda pueden rechazar o restringir la cobertura de artículos y áreas relacionadas con su empresa. Es importante informar a su agente de seguros que tendrá un hogar de cuidado infantil familiar y cuántos niños estarán bajo su cuidado. Luego haga preguntas sobre lo que está cubierto y lo que no.
Puede leer más sobre los seguros para el cuidado infantil familiar aquí.
Un agente de seguros puede revisar sus necesidades y opciones de seguros con usted en mayor detalle.
- Gestión de riesgos
Abrir una empresa de cuidado infantil implica un riesgo. Es imposible eliminar todos los riesgos, pero puede tomar medidas para manejar y reducir el riesgo tanto como sea posible al:
- Asegurarse de que entienda y esté cumpliendo con todos los requisitos de licencias estatales y locales
- Desarrollar manuales para empleados y familias que comuniquen claramente las políticas y expectativas
- Obtener la cobertura de seguro adecuada.
- Crear un plan de gestión de riesgos
La gestión de riesgos también significa pensar en situaciones dentro de su programa que podrían causar lesiones, sufrimiento o gastos mayores, y luego implementar prácticas que minimizarán las posibilidades de que ocurran estas situaciones. Este es un proceso continuo; necesitará realizar un proceso de evaluación y planificación, y debe continuar evaluando sus riesgos y prácticas de gestión de riesgos a lo largo del tiempo.
Algunas áreas de riesgo a considerar incluyen lesiones físicas, enfermedad, salud mental, y desastres y emergencias.
Enumere los peligros potenciales de estas categorías y cualquier otra que se le ocurra. Puede encontrar información sobre evaluar el riesgo en su espacio físico en la sección sobre Encontrar una ubicación. Su lista de riesgos potenciales informará su plan de gestión de riesgos.
Un plan de gestión de riesgos debe incluir los pasos que se tomarán a diario para evaluar y minimizar los riesgos. Especifique quién será responsable de cada paso y cómo se asegurará que se siga el plan. Su plan puede incluir las políticas y procedimientos que establecerá para abordar los riesgos potenciales para el personal y las familias.
- Leyes laborales federales y estatales
Las empresas de cuidado infantil que contratan personal deben cumplir con las leyes laborales federales, estatales y locales. Algunos de los temas cubiertos por las leyes laborales son la discriminación; el salario mínimo; la compensación por descansos, horas extras, y horas de formación; y la licencia por razones familiares o médicas.
Puede encontrar información detallada sobre la Ley Federal de Normas Laborales Justas y las leyes laborales estatales utilizando los recursos a continuación:
Además de las leyes estatales y federales, es posible que también existan leyes locales establecidas por su ciudad y condado. Es importante consultar con su CCR&R local para conocer los requisitos locales.
