Reunirse con sus cargos electos es una importante táctica de promoción para dar a conocer su historia a los responsables de la toma de decisiones, pero puede ser un proceso intimidatorio. Nuestra guía desmitifica el proceso con instrucciones paso a paso, ejemplos de correos electrónicos y hojas de trabajo para crear agendas.
La pandemia de COVID-19 abrió las posibilidades de celebrar reuniones virtuales con funcionarios, además de las tradicionales conversaciones en persona, y estas reuniones virtuales pueden ser a menudo algunas de las más convenientes de programar. Sea cual sea el tipo de reunión que desee programar, presencial, virtual, individual o en grupo, los siguientes recursos le guiarán a lo largo de todo el proceso.
- Divulgación y programación
Ponerse en contacto con un cargo electo por primera vez puede resultar intimidante, pero estos pasos lo facilitan:
1. Si es necesario, identifique a sus legisladores o simplemente busque su información de contactoutilizando nuestra sencilla herramienta.
2. Póngase en contacto con su oficina a través de una brevedirección de correo electrónico o una llamada telefónica utilizando, si lo desea, nuestra plantilladirección de correo electrónico o la plantilla de llamada telefónica.
- Le recomendamos que haga su solicitud inicial por escrito y que llame por teléfono a los pocos días si no ha recibido respuesta.
- Si llama por teléfono, pida hablar con el responsable de programación de la oficina o con otro miembro del personal encargado del cuidado de los niños para concertar la reunión.
3. Sé tú mismo Siéntete libre de personalizar nuestra plantilla dirección de correo electrónico o la plantilla de teléfono según tu estilo de comunicación, pero asegúrate de que contengan los siguientes elementos
- Tu nombre y dirección (para demostrar que eres un elector) y, si procede, la organización a la que perteneces y tu cargo.
- Resuma brevemente los temas que desea tratar, ya que podrá extenderse más en la reunión.
- Fechas y horas en las que está disponible para reunirse. Lo mejor es incluir una amplia gama de disponibilidad de fechas y horas, si es posible, para asegurarse de que puede concertar una reunión con razonable rapidez.
4. 4. Sea persistente. No se desanime si no recibe una respuesta inmediata.Puede que tenga que ponerse en contacto con la oficina varias veces antes de obtener una respuesta. No abrume su bandeja de entrada; la mejor práctica es dejar pasar un mínimo de un día laborable entre las comunicaciones de seguimiento.
- Planificación de la reunión
Una vez que haya fijado la fecha y hora de la reunión, deberá centrarse en varios aspectos logísticos para garantizar que la reunión se desarrolle sin contratiempos y pueda centrarse con confianza en los temas elegidos.
Determinar las funciones de los participantes
Si te vas a reunir con un cargo electo como parte de un grupo, es útil celebrar de antemano una reunión estratégica para determinar las funciones de los participantes. Esta es una oportunidad para coordinar quién se encargará de las presentaciones, qué temas debe presentar cada persona y quién es el más adecuado para responder a las preguntas que se prevé que le hagan.
Prepárese para las necesidades tecnológicas
Si la reunión va a tener lugar en una plataforma virtual, asegúrate de que el software adecuado está instalado en el ordenador que vas a utilizar y pruébalo con antelación para asegurarte de que el vídeo y el audio funcionan correctamente. Si está coordinando un grupo que se unirá a una reunión virtual desde distintos lugares, se recomienda enviar un recordatorio a todos para que lo hagan o coordinar una llamada de prueba con su grupo.
Preparar los materiales
Determine qué materiales le gustaría llevar a la reunión. Tenemos una gran selección para elegir, incluyendo hojas informativas, paginadores uno, y explicadores sobre aspectos de cuidado de niños, tales como agencias de recursos y referencias.
- Crear una agenda
Una vez que haya fijado la fecha y hora de la reunión, elaborar un orden del día de antemano le ayudará a organizar el flujo deseado y los puntos en los que le gustaría hacer hincapié. A veces, una reunión puede durar tan solo 15 minutos, por lo que ir con un plan te preparará para el éxito.
Descárguese nuestra hoja de cálculo para un orden del día personalizado y utilice los siguientes consejos sobre la estructuración de reuniones para crear un orden del día que funcione para usted o su grupo.
Lo primero es lo primero - Agradece siempre al funcionario electo y/o al personal la reunión o la llamada.
Presente a los miembros de su grupo
Si son varias las personas que acuden a la reunión o llaman desde distintos lugares, puede ser conveniente que alguien facilite las presentaciones. Debe decir su nombre, su organización y función, y dónde vive y trabaja, para que el funcionario o miembro del personal sepa que usted es un elector.
Háblele de su organización (si procede)
Es importante que la persona con la que se reúna comprenda el alcance de sus operaciones. Antes de hablar de cuestiones políticas, explique brevemente su situación o la de su organización y cómo se relaciona con el sistema de cuidado infantil (por ejemplo, ¿es usted padre o madre, proveedor de cuidado infantil, o personal de Recursos y Remisiones de Cuidado Infantil?) Los padres y los proveedores pueden compartir sus experiencias personales en relación con el cuidado infantil. El personal de Child Care Resource & Referral puede compartir más información sobre el papel que desempeñan estas agencias en el sistema de cuidado infantil.
Compartir el material pertinente
Si quieres consultar documentos específicos durante la reunión, envía un correo electrónico a dirección de correo electrónico con antelación durante el proceso de programación para asegurarte de que todo el mundo pueda consultarlos. Si la reunión es presencial, puedes llevar copias físicas, pero asegúrate de confirmar un contacto de seguimiento en el que también puedas compartir versiones electrónicas o enlaces web. Entre los materiales a tener en cuenta pueden figurar: un resumen de una página de su organización, estadísticas sobre la situación del cuidado infantil en su ciudad o estado, o incluso testimonios. En CCAoA disponemos de una serie de materiales que pueden utilizarse para las reuniones, incluidas hojas informativas sobre el cuidado infantil específicas para cada estado.
Presente el tema político que desea debatir.
- Céntrese en el tema y presente sus mensajes sobre el cuidado infantil de forma breve y persuasiva. Sus temas de debate deben ser sencillos y concretos.
- Recuerde que su historia es lo que pone rostro a los datos. Personalice la conversación compartiendo su experiencia, o las experiencias de padres y proveedores, así como cualquier reto relacionado con el cuidado infantil en su comunidad. Contar una historia o un problema concreto pone rostro al tema que se está tratando, de modo que el funcionario o su personal "lo entienden".
- Apoye sus historias con hechos y cifras en los materiales que ha elegido compartir.
- Destaque las necesidades en torno a la atención infantil en su comunidad o su estado.
- Asegúrate de preparar un "discurso de ascensor" de dos minutos por si la reunión se interrumpe inesperadamente. Se trata de un discurso rápido que resume los puntos más importantes de la conversación y la petición general o directa.
Haga una petición clara
- Sea muy específico sobre lo que quiere que haga su cargo electo. Un ejemplo de petición concreta podría ser: "¿Puede comprometerse a garantizar una ayuda específica para el cuidado infantil ahora y a invertir en el cuidado infantil en el futuro para la reconstrucción a largo plazo del sistema?".
- Si puede ejercer presión: pida al funcionario que copatrocine una ley, exprese su opinión o vote en contra de un proyecto de ley, firme una carta o únase a un Caucus.
- Si puede educar: pida al funcionario que visite un sitio web, lea un informe, visite un proveedor de cuidado infantil en su comunidad o asista a un acto cuando sea seguro hacerlo.
Da las gracias de nuevo al funcionario o miembro del personal y confirma el seguimiento
Después de agradecer de nuevo al funcionario electo o al miembro de su personal su tiempo, confirma cuál es la mejor manera de hacer un seguimiento para responder a las preguntas planteadas en la reunión o para comunicarte sobre cuestiones futuras. Además, si la reunión fue directa con el cargo electo, pregúntale si puede hacerse una foto (o una captura de pantalla de la reunión virtual) con él para compartirla en las redes sociales.
Conviértete y aboga
Nos encantaría saber más sobre ti para poder ponerte en contacto con oportunidades de abogar por ti en el futuro.
