Términos y condiciones de los eventos de 2026-2027

Código de conducta para los asistentes

Respeto e inclusión

• Se espera que todos los asistentes se traten con respeto, independientemente de su raza, género, edad, orientación sexual, discapacidad, religión o cualquier otra característica. Queda estrictamente prohibida cualquier forma de discriminación, acoso o intimidación.

Seguridad y bienestar

• Los asistentes deben dar prioridad a su propia seguridad y a la de los demás. Esto implica cumplir todas las directrices de salud y seguridad, informar de cualquier situación de riesgo y no manipular el equipo de seguridad ni la señalización. Si alguien no se encuentra bien, se le recomienda que no asista en persona.

Conducta profesional

• Todos los asistentes, ponentes y miembros del personal deben mantener en todo momento una actitud profesional. Esto implica ser cortés, utilizar un lenguaje adecuado y evitar cualquier comportamiento que pueda considerarse ofensivo o perturbador.

Procedimientos de notificación

• Actividad delictiva: las fuerzas del orden locales son el primer punto de contacto obligatorio para la notificación del incidente; una vez que se haya contactado con ellas, se notificará al equipo de seguridad de la CCAoA, que se encargará de preservar la situación y garantizar la seguridad hasta que las fuerzas del orden puedan hacerse cargo. Los asistentes, el personal de la CCAoA y el equipo de seguridad de la CCAoA deberán seguir todas las instrucciones y actuar según las indicaciones de las fuerzas del orden mientras dure cualquier incidente.
• Infracción del Código de Conducta: se notificará inmediatamente al equipo de seguridad de la CCAoA, que pondrá en marcha los protocolos de mitigación; a continuación, se informará al personal de la CCAoA para que adopte las medidas oportunas. En caso de que se determine que la actividad o infracción puede tener carácter delictivo, el personal de la CCAoA y el equipo de seguridad aplicarán los protocolos relativos a actividades delictivas.
• Emergencia sanitaria: en caso de que se produzca una emergencia médica que afecte a un asistente al evento, a un miembro del personal de la CCAoA, a un colaborador o a un patrocinador, los servicios de emergencia locales son
  el primer punto de contacto obligatorio al que se debe llamar. Tan pronto como sea posible, se notificará al personal de la CCAoA y al equipo de seguridad. A continuación, el personal de la CCAoA y el equipo de seguridad deberán alertar al recinto y facilitar el acceso de los servicios de emergencia a la zona. El personal de la CCAoA y el equipo de seguridad se encargarán de mantener la seguridad y la situación bajo control hasta que los servicios de emergencia puedan hacerse cargo.

Consecuencias para los infractores

• Cualquier comportamiento que incumpla el código de conducta podrá dar lugar a la expulsión inmediata del evento y a la posible prohibición de asistir a eventos futuros. Las personas que incumplan el código de conducta no tendrán derecho a reembolso alguno. La CCAoA se reserva el derecho a tomar las medidas necesarias para garantizar un entorno seguro y profesional.

Datos electrónicos, medios de comunicación y comunicaciones

Divulgación sobre el uso de datos

• CCAoA solo utilizará la información facilitada de la forma descrita en el presente acuerdo. CCAoA no venderá ni cederá su información a ninguna persona, empresa u organización que no sea parte del presente acuerdo. CCAoA no conservará su información más allá de los fines indicados o de lo necesario para las actividades acordadas.

Intercambio de datos con socios y patrocinadores

• Al firmar el acuerdo de asistencia, se entiende que los socios y patrocinadores de CCAoA estarán presentes y participarán plenamente en las actividades. Dichos socios y patrocinadores también podrán tener acceso a la imagen y a los datos de inscripción de los inscritos. Si una persona no desea que CCAoA o sus socios compartan o utilicen sus datos, deberá solicitar por escrito, por correo postal o por medios electrónicos, que se impida la divulgación de sus datos. Las solicitudes recibidas serán revisadas por la CCAoA y, a discreción de esta, se podrán facilitar acuerdos de confidencialidad o se podrá notificar al solicitante que no podrá asistir al evento.

Comunicaciones por correo electrónico

• Los asistentes aceptan recibir comunicaciones de la CCAoA y sus filiales con información relacionada con el evento.

Propiedad intelectual y uso de contenidos

• Sin consentimiento por escrito ni notificación previa de la distribución del contenido, la copia, grabación o distribución de presentaciones o materiales por parte de un asistente o proveedor no constituye una transferencia de propiedad y se realiza bajo el riesgo y la responsabilidad exclusivos del distribuidor; la CCAoA no se hace responsable de ninguna pérdida, daño o perjuicio que se derive de la distribución del contenido. Si un distribuidor desea realizar una distribución autorizada de contenido propiedad de la CCAoA, deberá solicitar formalmente dicha autorización antes de proceder a la distribución. Las solicitudes de acuerdos de distribución pueden presentarse por escrito, por correo postal o por correo electrónico, a la Unidad de Cumplimiento de la CCAoA.

Comunicado de prensa

• Autorizo a CCAoA a tomar y utilizar fotografías y grabaciones de vídeo mías en este evento con fines promocionales, educativos e informativos, tanto en medios impresos como en línea y en otros soportes. Entiendo que estas imágenes podrán utilizarse sin previo aviso ni compensación alguna.
• Si un asistente no desea que la CCAoA o sus socios utilicen fotografías o vídeos en los que aparezca, deberá solicitar por escrito, ya sea por correo postal o por medios electrónicos, que se le excluya del material promocional. Las solicitudes recibidas serán revisadas por la CCAoA, que tomará una decisión a su entera discreción. A los asistentes que soliciten excluirse se les entregará una tarjeta de identificación con la indicación «NOMEDIA RELEASE»; es responsabilidad del asistente mantener dicha tarjeta claramente visible mientras participe en los eventos de la CCAoA. La CCAoA notificará diligentemente esta política de exclusión voluntaria a todos los proveedores y patrocinadores participantes. La notificación de esta política no constituye una garantía de ninguna acción u omisión por parte de los proveedores y patrocinadores o de la CCAoA. Cualquier lesión, daño o reclamación por incumplimiento de esta política de exclusión voluntaria por parte de un proveedor o patrocinador es responsabilidad exclusiva del proveedor o patrocinador y de los asistentes afectados.

Bienestar, protección y riesgos

Requisitos de salud y seguridad

• Los asistentes deben cumplir con las normas del recinto, los protocolos de emergencia y cualquier directriz sanitaria o de las fuerzas del orden locales que sea de obligado cumplimiento.

Asunción de riesgos

• Los asistentes participan en el evento bajo su propia responsabilidad y son responsables de sus efectos personales mientras permanezcan en el recinto.

Solicitudes de alojamiento

• La CCAoA cumple con todas las leyes y normativas relacionadas con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA).
• Cualquier persona que desee solicitar adaptaciones relacionadas con la accesibilidad puede hacerlo por escrito, ya sea por correo postal o por medios electrónicos, dirigiéndose a la directora de cumplimiento de la CCAoA, Na’tise Bankston.
• Se ruega a los participantes que se abstengan de incluir cualquier información de carácter personal (PII) o información protegida por el secreto médico o por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA). Los participantes aceptan que, en caso de que CCAoA no pueda satisfacer la adaptación solicitada, CCAoA lo notificará inmediatamente al solicitante. Tras dicha notificación, la asistencia al evento quedará a la entera discreción del solicitante. Si el solicitante decide que es necesario no asistir, la CCAoA le reembolsará el importe abonado. Si el solicitante decide asistir al evento de todos modos, lo hará con pleno conocimiento de que la CCAoA no se hace responsable de ningún daño o lesión que pueda producirse como consecuencia de la imposibilidad de satisfacer la adaptación, tal y como se le haya notificado formalmente. La solicitud debe incluir:
  • Datos de contacto del solicitante;
  • Una descripción del tipo de alojamiento que se busca;
  • Materiales o suministros necesarios para el alojamiento (si procede); y
  • Al menos una (1) alternativa a la adaptación que el solicitante considere equitativa con respecto a la solicitud original.

Fuerza mayor

• Ni la CCAoA ni los asistentes serán responsables del incumplimiento de sus obligaciones en virtud del presente Código de Eventos debido a circunstancias ajenas a su control razonable, incluyendo, entre otras, huelgas, disturbios, guerras, incendios, casos de fuerza mayor y medidas adoptadas en cumplimiento de cualquier ley, normativa u orden aplicable (ya sea válida o no) de cualquier organismo gubernamental. La Parte que se vea afectada por un caso de fuerza mayor deberá notificarlo por escrito y sin demora a la otra Parte, describiendo el retraso.

Enfermedades transmisibles

• La CCAoA aplicará todas las medidas preventivas exigidas actualmente por los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) con el fin de reducir la propagación de enfermedades transmisibles, incluida, entre otras, la COVID-19 («enfermedad transmisible»), durante este evento. No obstante, los asistentes comprenden que siempre existe el riesgo de que puedan estar expuestos a una enfermedad transmisible o infectarse por ella al asistir al evento, y que dicha exposición o infección puede dar lugar a cuarentena, enfermedad grave, discapacidad o
  fallecimiento. Los asistentes al evento asumen, de forma consciente y libre, todos esos riesgos, tanto conocidos como desconocidos, incluso si se derivan de la negligencia de la CCAoA, y asumen toda la responsabilidad por su participación en el evento. Por la presente, los asistentes al evento eximen de responsabilidad, se comprometen a no demandar, liberan de toda responsabilidad y eximen de culpa a la CCAoA, sus directivos y empleados con respecto a todas y cada una de las responsabilidades, reclamaciones, sanciones, demandas, requerimientos, sentencias, costas, intereses y gastos (incluidos los honorarios de abogados) que se deriven o estén relacionados con la enfermedad, la discapacidad o la muerte del asistente al evento (o de cualquier persona que pueda contraer una enfermedad contagiosa, directa o indirectamente, a partir del asistente al evento), en la medida máxima permitida por la ley.

Gestión de eventos

Política de traspasos

• Las inscripciones a los eventos pueden transferirse a otra persona de la misma organización si el inscrito original no puede asistir a la conferencia. Las tarifas se basan en la condición de socio o no socio, y en caso de transferencia se abonará la diferencia entre el precio para socios y el de no socios vigente en el momento de la transferencia, o bien se deberá afiliarse a la CCAoA. Las solicitudes de transferencia deben enviarse 30 días antes del primer día del evento por dirección de correo electrónico info@usa.childcareaware.org e incluir el nombre del inscrito original, su organización, el nombre del nuevo inscrito, dirección de correo electrónico y dirección de correo electrónico número de teléfono.
• Las solicitudes de transferencia que no se hayan recibido en dirección de correo electrónico info@usa.childcareaware.org) o que se hayan recibido menos de 30 días antes del evento no podrán ser atendidas; los asistentes deberán abonar el importe íntegro de la cuota de inscripción.

Política de cancelación

• Las cancelaciones recibidas con más de 60 días de antelación al primer día del evento conllevarán un gasto de cancelación de 125 dólares por cada inscripción cancelada. Las solicitudes de cancelación recibidas en los 59 días previos al primer día del evento no serán reembolsadas. Las cancelaciones deben enviarse por dirección de correo electrónico info@usa.childcareaware.org; las solicitudes de cancelación que no se reciban por dirección de correo electrónico en dirección de correo electrónico dirección info@usa.childcareaware.org) no podrán aceptarse y no se tendrán en cuenta. No se realizarán reembolsos a los asistentes que no se presenten al evento.